REGISTRO DE VENTAS

1. DEFINICIÓN

El Registro de Ventas e Ingresos es un libro auxiliar en el que se anotan en orden cronológica y correlativa, todos los comprobantes de pago que emita una empresa en el desarrollo de sus operaciones.

2. OBLIGADOS A LLEVARLO

Están obligados a llevar el Registro de Ventas e Ingresos, en principio los contribuyentes del IGV. Sin embargo, y adicionalmente a esto, también están obligados a llevar este registro, los sujetos acogidos al Régimen General del Impuesto a la Renta, independientemente del nivel de ingresos que obtengan, así como aquellos sujetos acogidos al Régimen Especial de este impuesto.

OBLIGACIÓN DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
RENTAS DE TERCERA CATEGORÍA
RÉGIMEN GENERAL	Los perceptores de rentas de tercera categoría cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT.	Deberán llevar como mínimo: • Un Registro de Ventas, • Un Registro de Compras y • Un Libro Diario de Formato Simplificado
	Los demás perceptores de rentas de tercera categoría	Deberán llevar contabilidad completa
RÉGIMEN  ESPECIAL	Personas naturales, sociedades conyugales, sucesiones indivisas y personas jurídicas	Deberán llevar: • Registro de Ventas e Ingresos • Registro de Compras
NUEVO RUS	Personas naturales y sucesiones indivisas, así como Personas naturales no profesionales.	No están obligados a llevar libros y registros contables.

3. FORMALIDADES

a) Datos de cabecera

El Registro de Ventas e Ingresos, al ser un libro vinculado a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, debe contar con los siguientes datos de cabecera:

• Denominación del registro.

• Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

• Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

No obstante lo anterior, tratándose del Registro de Ventas e Ingresos llevado en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

LIBROS Y REGISTROS	INFORMACIÓN A CONSIGNAR
REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS LLEVADO EN HOJAS SUELTAS	En todos los folios se deberá consignar: • Denominación del libro o registro. • Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. • Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.
REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS LLEVADO EN FORMA MANUAL	En el primer folio se deberá consignar: • Denominación del libro o registro. • Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. • Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste

b) Registro de las Operaciones

Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Ventas e Ingresos, el sujeto obligado deberá efectuar dicha anotación:

• En orden cronológico.

• De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas.

• Totalizando sus importes.

• Utilizando los términos “VAN” y “VIENEN” según corresponda, al final y al inicio de cada folio respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Ventas e Ingresos que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Ventas e Ingresos que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artículo 87º del Código Tributario¹.

¹ De acuerdo a esta disposición, los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional; salvo que se trate de contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministro de Economía y Finanzas, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso podrán llevar la contabilidad en dólares de los Estados Unidos de América.

• En folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios.

c) Anotación resumida de las operaciones

Si bien es cierto, los comprobantes de pago emitidos por las ventas efectuadas deben ser anotados de manera correlativa en el Registro de Ventas e Ingresos, existen determinados supuestos que permiten una anotación resumida de esas operaciones.

En efecto, de acuerdo a lo previsto en el numeral 3 del artículo 10º del Reglamento de la Ley del IGV e ISC se ha posibilitado que:

• Los sujetos del Impuesto que lleven en forma manual el Registro de Ventas e Ingresos, puedan registrar un resumen diario de aquellas operaciones que no otorgan derecho a crédito fiscal. Para estos efectos, deben hacer referencia a los documentos que acrediten las operaciones, además de llevar un sistema de control con el que se pueda efectuar la verificación individual de cada documento

• Los sujetos del Impuesto que utilicen sistemas mecanizados o computarizados de contabilidad puedan anotar en el Registro de Ventas e Ingresos el total de las operaciones diarias que no otorgan derecho a crédito fiscal en forma consolidada. Al igual que el caso anterior, en este caso también deben llevar un sistema de control computarizado que mantenga la información detallada y que permita efectuar la verificación individual de cada documento.

• Los sujetos que emitan tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras, que no otorgan derecho a crédito fiscal de acuerdo a las normas de comprobantes de pago, puedan anotar en el Registro de Ventas e Ingresos, el importe total de las operaciones realizadas por día y por máquina registradora. Para estos efectos, deberán consignar únicamente el número de la máquina registradora, y los números correlativos autogenerados iniciales y finales emitidos por cada una de éstas.

IMPORTANTE

Los sistemas de control a que se refieren los supuestos anteriores deben contener como mínimo la información exigida para el Registro de Ventas e Ingresos. En estos casos, debe tenerse en cuenta además que cuando exista obligación de identificar al adquirente o usuario de acuerdo al Reglamento de Comprobantes de Pago², se deberá consignar adicionalmente los siguientes datos:

• Número de documento de identidad del cliente.

• Apellido paterno, apellido materno y nombre completo.

² De acuerdo al numeral 3.10 del artículo 8º del Reglamento de Comprobantes de Pago, en los casos en que el importe total por boleta de venta supere la suma de setecientos Nuevos Soles (S/. 700.00), será necesario consignar los datos de identificación del adquirente o usuario:

a) Apellidos y nombres.

b) Número de su Documento de Identidad

3. OBLIGACIÓN DE LEGALIZAR

Además de las formalidades señaladas en el punto anterior, debe considerarse que el Registro de Ventas e Ingresos debe ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

4. PLAZO MÁXIMO DE ATRASO

El Registro de Ventas no podrá tener un atraso mayor a diez (10) días, contados desde el primer día hábil del mes siguiente de a aquél en que se emita el comprobante de pago.

Libro o Registro vinculado a Asuntos Tributarios	Máximo atraso permitido	Acto o circunstancia que determina el inicio del plazo para el máximo atraso permitido
Registro de Ventas e Ingresos	Diez (10) días	Desde el primer día hábil del mes siguiente de a aquél en que se emita el comprobante de pago

5. FORMATO E INFORMACIÓN MÍNIMA

El Registro de Ventas e Ingresos será llevado utilizando el Formato 14.1 “REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS”, en el cual deberá incluirse en columnas separadas, la siguiente información mínima:

INFORMACIÓN MÍNIMA	OBSERVACIÓN
Número correlativo del registro o código único de la operación de venta
Fecha de emisión del comprobante de pago o documento	Debe tenerse en cuenta que el artículo 6º del Reglamento de Comprobantes de Pago regula la oportunidad en que deben ser emitidos y entregados estos documentos.
Fecha de vencimiento y/o pago del servicio	Esta columna sólo debe ser utilizada por las empresas de servicios públicos
Tipo de comprobante de pago o documento	Para estos efectos deberá considerarse la Tabla 10 de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT, la cual establece los diferentes códigos de los tipos de comprobantes de pago. Debe recordarse que los códigos más usuales son: - 01 Facturas - 03 Boletas de ventas - 12 Tickets emitidos por máquina registradora
Número de serie del comprobante de pago, documento o de la máquina registradora, según corresponda	Debe recordarse que de acuerdo al numeral 4 del artículo 9º del Reglamento de Comprobantes de Pago, la numeración de los comprobantes de Pago, con excepción de los tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras, consta de 10 dígitos de los cuales: a) Los tres primeros, de izquierda a derecha corresponden a la serie y son empleados para identificar el punto de emisión. b) Los siete números restantes, corresponden al número correlativo, el cual para cada serie establecida comenzará sin excepción de 0000001, pudiendo omitirse la impresión de los ceros a la izquierda.
Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por número de la máquina registradora, según corresponda
Tipo de documento de identidad del cliente	Para estos efectos debe utilizarse la Tabla 2 de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT, la cual incluye entre otros, los siguientes códigos: 1 DNI 4 Carnet de Extranjería 6 RUC 7 Pasaporte
Número de RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento de identidad; según corresponda	Debe recordarse que tratándose de operaciones por las cuales se emita Boletas de venta (consumidores finales), cuando el importe total de la boleta de venta supere S/. 700.00, será necesario consignar los siguientes datos de identificación del adquirente o usuario: a) Apellidos y nombres. b) Número de su Documento de Identidad.
Apellidos y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: • apellido paterno, • apellido materno y • nombre completo
Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado	Debe tenerse en consideración que para una operación califique como exportación, debe cumplir con las formalidades aduaneras.
Base imponible de la operación gravada.	En caso de ser una operación gravada con el Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto
Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas.	Las operaciones exoneradas se encuentran detalladas en los Apéndices I y II de la Ley del IGV, en tanto que las operaciones inafectas se encuentran detalladas en el artículo 2º de la citada ley.
Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso	El monto que se anota en esta columna podría derivarse de: a) La venta a nivel de productor de los bienes especificados en los Apéndices III y IV de la Ley del IGV e ISC b) La venta en el país por el importador de los bienes especificados en el literal A del Apéndice IV de la citada ley c) Los juegos de azar y apuestas.
Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el caso	El monto que se anota en esta columna, debería ser equivalente al 19% del monto consignado en la columna “Base imponible de la operación gravada”
Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible	Consideramos que en esta columna podría incluirse, entre otros conceptos, el Recargo al consumo.
Importe total del comprobante de pago
Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia	Debe recordarse que de acuerdo al numeral 17 del artículo 5º del Reglamento de la Ley del IGV en el caso de operaciones realizadas en moneda extranjera, la conversión en moneda nacional se efectuará al tipo de cambio promedio ponderado venta, publicado por la SBS en la fecha de nacimiento de la obligación tributaria, salvo en el caso de las importaciones en donde la conversión a moneda nacional se efectuará al tipo de cambio promedio ponderado venta publicado por la mencionada Superintendencia en la fecha de pago del Impuesto correspondiente. En todo caso, en los días en que no se publique el tipo de cambio referido se utilizará el último publicado.
En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información: • Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica. • Tipo de comprobante de pago que se modifica (según tabla 10). • Número de serie del comprobante de pago que se modifica. • Número del comprobante de pago que se modifica.	En estos casos, el monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de la exportación, base imponible de la operación gravada e importe total de la operación exonerada o inafecta. El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior.
Totales

APLICACIÓN PRÁCTICA

La empresa “ESCRITORIOS DEL ORIENTE” S.R.L. dedicada a la comercialización de escritorios, es contribuyente del Régimen General del Impuesto a la Renta, estando obligada a llevar entre otros libros y registros, el Registro de Ventas e Ingresos. Sobre el particular, el contador de la citada empresa nos pide ayuda a efectos de anotar en el citado registro, las siguientes operaciones realizadas durante el mes de Agosto de 2010:

1.              Con fecha 15.01.2010 se vende 24 Escritorios Personales (mercaderías) por un valor total de S/. 24,000 más IGV al cliente “SANTA CLARA” S.R.L. según factura Nº 001-0001.

2.              Con fecha 17.01.2010 se efectúa la venta al contado de 30 Escritorios Personales por un valor total de S/. 30,000 más IGV, a la empresa “SAN LUIS” S.A.C. según factura Nº 001-0002.

3.              Con fecha 21.01.2010 se vende 120 Escritorios Personales (mercaderías) por un valor total de S/. 120,000 más IGV al proveedor “INVERSIONES SANTA CLAUX” S.R.L. según factura Nº 001-0003.

4.              Con fecha 25.01.2010 se vende 10 escritorios personales por un valor de US$ 3,300 más IGV, a la empresa “DUIX” S.A.C, emitiéndose la Factura Nº 001-0004. El Tipo de Cambio de la fecha es de S/. 2.880.

5.              Con fecha 27.01.2010 se efectúa la venta al contado de 100 Escritorios Personales a un valor total de S/. 100,000 más IGV a la empresa “SAN LUIS” S.A.C. según factura Nº 001-0004.

6.              Con fecha 28.01.2010 el cliente “SANTA CLARA” S.R.L. devuelve 10 escritorios personales, adquiridos según factura Nº 001-0001, emitiéndose para tal efecto, la Nota de Crédito Nº 001-0001

7.              Con fecha 31.01.2010 se emite la Nota de Débito Nº 001-0001 a la empresa “INVERSIONES SANTA CLAUX” S.R.L. por S/. 1,000 más IGV para cobrarle la diferencia de precio de los bienes vendidos, según factura Nº 001-0003.

SOLUCIÓN:

De acuerdo a los supuestos que nos proporciona la empresa “ESCRITORIOS DEL ORIENTE” S.A.C., el llenado del Registro de Ventas de Ingresos sería de acuerdo a lo siguiente: (Ver formato adjunto)

7. EXCEPCIÓN A LA OBLIGACIÓN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA INFORMACIÓN MÍNIMA

En relación a la obligación de observar el Formato y la Información mínima del Registro de Ventas e Ingresos, es importante recordar que la Séptima Disposición Complementaria y Final de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicación.

En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continúas. Como se observa de lo anterior, sólo en tanto se lleve el Registro de Ventas e Ingresos en forma manual, existirá la obligación de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Registro de Ventas e Ingresos en Hojas sueltas o continuas, no existirá la obligación de observar el citado formato.

De otra parte, y en cuanto a la información mínima, la referida sétima disposición complementaria y final también ha señalado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

Lo antes señalado, lo podríamos resumir en el siguiente cuadro:

OBLIGACIÓN DE UTILIZAR LOS FORMATOS
Cuando el Registro de Ventas e Ingresos es llevado en forma manual.	Es obligatoria
Cuando el Registro de Ventas e Ingresos es llevado mediante hojas sueltas o continúas.	No es obligatoria.

OBLIGACIÓN DE OBSERVAR INFORMACIÓN MÍNIMA
Sujetos obligados a incluir toda la información en el Registro de Ventas e Ingresos.	Es obligatoria
Sujetos no obligados a incluir determinada información en el Registro de Ventas e Ingresos.	Podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información